信息披露

公函管理办法

第一条公函出具原则

（一）所有以基金会名义对外出具的公函，须由基金会秘书处统一套用红头、审核盖章、留存备案。

（二）基金会各部门或合作项目对外联系、接洽工作，需以基金会名义出具公函时，由各部门负责人或项目负责人、执行主任申报《公章使用审批单》为公函加盖公章。

（三）公函格式依照基金会公函规范排版，公函内容要求明确具体，一函一事。

第二条公函出具流程

（一）基金会内部流程

1.申请人（部门负责人）拟写公函初稿

2.电子版提交行政部初审、定稿    

3.申请人提交纸质版公函及《公章使用审批单》进入审批流程     

4.秘书处负责人签批、盖章     

5.行政部存档 、公函返回申请人

（二）合作方流程

1.申请人（项目负责人/执行主任）拟写公函初稿    

2.电子版提交基金会项目部初审     

3.项目部提交行政部复核、定稿     

4.申请人提交纸质版公函及《公章使用审批单》进入审批流程    

5.秘书处负责人签批、盖章     

6行政部存档、公函返回项目部    

7.项目部送达申请人

第三条公函行文规范

（一）函的格式要求

1.主体

（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

2.附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

（1）成文时间：成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

（2）公文生效标识：1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
2）当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
3）当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（二）函的结构与写法

1.标题：函标题一般由发文机关、事由和文种构成，也可只由事由和文种构成。

2.正文

（1）开头。行文背景：基金会简介、专项基金或项目简介。

（2）主体。行文缘由：简述函件需求，写明需要商洽、询问、联系、答复事项。

3.结语：不同类型的函结语有别。如：特此函告、盼复、请大力协作为盼等。

第四条 本办法由陈香梅公益基金会负责解释。

第五条 本办法自发布之日起执行。