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采购管理制度

第一章总则

第一条 为规范陈香梅公益基金会的采购行为，维护本会利益，提高资金使用效率，防止违法违纪行为的发生，根据国家有关法律、法规及陈香梅公益基金会实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的采购是指本会内各部门以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。

第三条本会采购活动的开展应遵循公开、透明、规范、高效的原则。

第四条采购内容主要涉及以下方面：

（一）货物采购：指各种形态和种类的物品。包括物资、设备仪器、产品、用品、材料、燃料、图书和教材等；

（二）服务采购：指与信息系统有关软件购买、维护以及信息系统开发建设、项目培训、项目调研、项目审计、项目购买服务等其它采购对象；

（四）其它采购：服务或供应商定点.

第二章 采购方式及分类

第五条 本会采购一般采竞争性谈判、询价、单一来源采购方式，具体内容如下：

规模	重大采购活动	一般采购活动
	30万元（含）-100万元以上	30万元（不含）以下
采购方式	竞争性谈判	询价采购	单一采购
内容	为保证公开公正公平， 我会对竞争性谈判提高要求，须公开发布招标文件； 为保证足够的质优供应商参加，并确保三家供应商进行谈判；为确保最低价格采购到最优产品，可依据情况允许二次以上报价。	由对三家或三家以上供应厂商所提供的报价进行比较，依据性价比的优劣确定供应商的采购方式	1、只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权，其他商家无法替代的； 2、在用的采购设备后继维修或扩展功能所需的零配件或部件必须向原供应厂商购买的；

 

第六条 采购组织形式

我会需要进行重大采购活动时，采购组织方式分为会内自行组织采购和竞争性谈判组织采购；一般采购活动由我会采购申请部门按本办法相关规定进行采购。

第七条采购分类

本会采购活动根据用途分为自用采购和项目采购两类。

本会自用物品采购责任单位为综合事务部；

负责项目活动采购的责任单位为申请部门。

 

第三章 采购实施流程

第八条采购预算计划制度

我会采购采用计划制。我会需要在每年初根据当年获批的年度工作预算做好当年采购计划，按照我会年度工作计划及预算的进度时间报综合部。

第十条 采购审批制度

我会采购活动采取前置审批制，采购申请部门采购之前需要按《陈香梅公益基金会货物采购申请审批表》，要求填写有关内容，并将采购说明或采购专题报告、供应商报价回执、营业执照复印件的扫描件及报价对比单等有关材料作为附件，在获得相关人员审批后方可开始采购。

1）、货物采购的有关要求

（1）1000元以下，为常规采购。自行采购货物总金额在 1000 元（含1000 元）以下，经办人可通过正规渠道简单询价（如超市，京东、天猫等旗靓店）后据实填写《货物采购审批表》，报部门负责人和分管秘书处领导审定同意后采购，并将《货物采购审批表》交综合部门备案。

（2）1000元至10000元以下的常规货物采购，可进行三家供应商比价。经办人可通过正规渠道（如超市，京东、天猫或苏宁等自营店及其官方自营旗靓店）进行询价后据实填写《货物采购审批表》、《货物采购询价涵》，报部门负责人和分管秘书处领导审定同意后采购。

（3）大额货物询价采购。采购货物总金额在 1 万元以上，经办人员需给三家或三家以上供应商提交的《货物采购询价函回执》原件和营业执照复印件（均需加盖公章）等有关材料，报部门负责人、相关部门负责人和分管秘书处领导及报常务理事长或副理事长审定同意后采购。

（3）竞争性谈判。货物采购金额在30 万元（含）-100 万元（不含）时，必须组织进行竞争性谈判来择优选定供应商；

第十一条   采购流程图

采购需求部门实施采购需求时需按照相关采购流程图开展工作。

1、我会采用公开招标方式采购的，应当按照公开招标采购流程图进行合规采购。

2、我会采用竞争性谈判方式采购的，应当按照竞争性谈判采购流程图进行采购。

3、 我会进行一般采购活动的（采用询价方式、单一来源方式采购），应当按照一般采购活动流程图进行采购。

第十二条 重大采购活动的评审

重大采购活动须成立专门的评审委员会对标书进行公正、公平地评定，请本会或外部人员任监标人的职责。

1、评审委员会的人员构成

构成人员：评审委员会人员由行业专家、捐赠人代表、志愿者代表、受益人代表、我会工作人员构成。

构成原则：评审委员会人员总人数一般为奇数（但非强制性规定）。

第十三条    重大采购活动报告

申请部门在重大采购活动实施完毕签署合同之前须按重大采购活动书面报告；全部采购工作完成后，采购申请部门需将全过程资料报备综合事务部处存档备查，资料清单如下：

机构存档资料：

1、《陈香梅公益基金会采购立项申请审批表》；

2、 供应商资质文件（企业营业执照、组织机构代码证、税务登记、产品质量承诺书、生产许可证；如涉及食品、药品、医疗器械还需提供权威机构检验证明）；

3、采购合同；

4、采购货物验收单签字 (也可以以货运明细单作为验收表)；

5、采购活动书面总结报告；

6、其他采购业务相关资料。

供货商提供：

1、双方签订的采购合同；

2、物资发货明细清单；（货运清单）

3、收款正式票据；

 

第四章 其他规定

第十四条  参与采购的本会工作人员，在落实采购工作的过程中，须严格执行国家、行业的法律规定及本会规章制度、保密条款，坚持原则、严守纪律、廉洁自律。否则，本会将根据实际情况，给予当事人必要的行政处罚，如涉及刑事责任的，按相关法律程序办理。

第十五条  陈香梅公益基金会所有员工，对本基金会的采购工作具有监督权和举报权，可通过本会正规渠道行使自身权利。

第十六条  本办法中如有与国家法律、法规相抵触的，以国家法律、法规为准；我会在本办法生效之日前颁发的有关规定与本办法不一致时，均以本办法为准。

第十七条   本办法条文由我会秘书处负责解释。

第十八条   本办法自颁发之日起试行。